Auditplan und Auditprogramm – Die Effektivität mit Auditprogramm und ISO 9001 Audit Plan sichern

The same procedure as last year? The same procedure as every year! Falls dieser Ausruf auf die Durchführung Ihres internen Qualitätsmanagement ISO 9001 Audit passt, dann fackeln Sie im Prinzip in jedem Jahr das gleiche Prozedere ab! Der Nutzeffekt der internen Audits bleibt dabei leider weitgehend auf der Strecke, da es dann nur um die Sicherstellung der Normkonformität geht. Um dies zu vermeiden, gibt uns die DIN EN ISO 9001 Kriterien zur Vorgabe, die im Auditprogramm – ISO 9001 Audit Plan zu berücksichtigen sind und somit ein gezieltes, flexibles und vor allem wirkungsvolles Auditieren ermöglichen. Ergänzungen der DIN EN ISO 19011 zur erweiterten Anleitung und der DIN EN ISO 9004 zur Steigerung der Effizienz des Auditierens helfen uns, ein internes ISO 9001 Audit noch weiter zu verbessern. Wie Sie Ihr Auditprogramm – ISO 9001 Audit Plan optimieren können, lesen Sie im folgenden Artikel.

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Ihre Ausbildung: Sie möchten lernen, wie ein Auditprogramm und ein Audit Plan erstellt und richtig gehandhabt werden? In der Ausbildung Interner Auditor ISO 9001 Produktion bzw. der Ausbildung Interner Auditor ISO 9001 Dienstleistung erfahren Sie alles Wichtige zur erfolgreichen Durchführung Ihres internen ISO 9001 Audit.

Auditprogramm und Auditplan – Das häufige Missverständnis

Eines der häufigsten Missverständnisse im Qualitätsmanagement ist die Verwechslung von Auditplan und Auditprogramm.

So verkommt das Auditprogramm regelmäßig zu einem Terminplan der aussagt, welche Audits im nächsten Jahr in welchen Bereichen der Unternehmung durchgeführt werden sollen, um die Normkonformität nachzuweisen. Das Auditprogramm ist jedoch wesentlich mehr!

Es ist ein grundlegendes Element des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) und folgt in dieser Denkweise dem so genannten PDCA Zyklus welcher besagt, dass das Auditprogramm zuerst geplant (P), dann umgesetzt (D), im Folgenden überprüft (C) und schließlich verbessert (A) werden soll.

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Definieren Sie konkrete Ziele in Ihrem Auditprogramm

Für das interne Auditprogramm müssen Ziele definiert werden. Diese Ziele sollten sich mit dem Reifegrad des Managementsystems weiterentwickeln. In einem „jungen“ bzw. gerade fertig gestellten QM-System stehen Systemaudits im Vordergrund, welche folgende Leitfragen beantworten sollen:

  • Erfüllen die Verfahren die Anforderungen der Norm?
  • Ist das Managementsystem wie geplant realisiert worden?
  • Werden die geforderten Verfahren in der Praxis verstanden und umgesetzt?

 

Das oberste Ziel im ISO 9001 Audit sollte die Umsetzung und Fortschreibung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) darstellen. So werden zunehmend Elemente der Prozessverbesserung auditiert und die Performance der Aktivitäten sollte im Vordergrund stehen.
Diese Audits werden durch folgende Leitfragen charakterisiert:

  • Wurden die angestrebten Ziele erreicht?
  • Hat sich die Kundenzufriedenheit erhöht?
  • Sind wesentliche Risiken erkannt und ins System einbezogen worden?
  • Besteht Schulungs- und Fortbildungsbedarf?

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Forderungen von QM-Normen an das Auditprogramm 

Während sehr kleine Betriebe mit einem internen Auditprogramm einmal im Jahr den gesamten Betrieb auditieren können, müssen größere Organisationen ein wesentlich differenzierteres Auditprogramm erstellen. Die Gliederung des ISO 9001 Audits sollte bevorzugt nach Prozessen erfolgen. Aus Sicht der DIN EN ISO 9001 ist es ebenfalls zulässig, ein Audit in

  • räumliche Einheiten,
  • Systemelemente,
  • Organisationseinheiten (Abteilungen)

oder Kombinationen dieser Kriterien zu gliedern. Für alle definierten „Prüfungsbereiche“ sollten individuelle Audithäufigkeiten festgelegt werden, welche sich am Status und an der Bedeutung der zu auditierenden Prozesse bzw. Bereiche und an den Ergebnissen früherer Audits orientieren müssen. Die Norm gibt uns damit die Freiheit, besonders (z.B. qualitäts-, umwelt-, sicherheits-) relevante Bereiche häufiger zu auditieren als weniger relevante Bereiche. So könnten Sie zum Beispiel unkritische Prozesse/Bereiche nur einmal in drei Jahren und kritische Prozesse/Bereiche mehrmals pro Jahr auditieren um den unterschiedlichen Risiken gerecht zu werden.

 

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Vom Auditprogramm zum Auditplan / ISO 9001 Audit Plan

Während das Auditprogramm der langfristigen Planung und Vorbereitung aller Audits innerhalb eines festgelegten Zeitraums dient, stellt der Auditplan eine detaillierte Beschreibung aller Tätigkeiten und Vorkehrengen für ein Audit dar. Er wird auf Grundlage des umfassenden Auditprogramms erstellt und soll die Durchführung eines einzelnen, effizienten Audits bspw. unter dem Gesichtspunkt der zeitlichen Abstimmungen ermöglichen.

Bei der Erstellung ist im ISO 9001 Audit Plan die Abdeckung aller Normforderungen und Kundenforderungen zu beachten sowie  alle Funktionen, die durch das QM System betroffen sind, zu berücksichtigen. Spätestens 10 Tage vor Beginn des Audits wird der Auditplan in die betreffenden Bereiche vollständig ausgefüllt übermittelt.

Dementsprechend sollte eine Abstimmung der Inhalte zwischen Auditor und der verantwortlichen Person im Unternehmen rechtzeitig erfolgen, um mögliche Einwände zu klären und gegebenenfalls in den Auditplan einzuarbeiten. Auch im Audit selbst sollte eine flexible Handhabung des ISO 9001 Audit Plan gewährleistet sein, sodass bspw. auf Grund gewonnener Erkenntnisse um Audit ggf. Verschiebungen vorgenommen werden können.

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Inhalte im  Auditplan

• Umfang, Ziele und Kriterien des ISO 9001 Audit
• alle relevanten Referenzdokumente
• Termine und Orte des ISO 9001 Audit , an denen Audittätigkeiten vorgenommen werden
sowie bspw. Besprechungen mit der Leitung der zu auditierenden Abteilung müssen im Audit Plan festgehalten sein
• Benennung des Vertreters der zu auditierenden Organisation
• Themen des ISO 9001 Audit Berichts
• logistische Vorkehrungen (Schutzausrüstung, Reise, Einrichtung vor Ort)
• Festlegung der Vertraulichkeitsbestimmungen
• Folgemaßnahmen im Anschluss an das ISO 9001 Audit